OneNote como herramienta de trabajo

por | 5 marzo, 2018

En primer lugar aclarar que no tengo ninguna relación con Microsoft, únicamente me gustaría compartir una aplicación de la suite de Office que creo que no es tan conocida como otras (Word, Excel, PowerPoint,…) y que podría ser de utilidad para algunos que no la utilizan actualmente. Creo que sería de utilidad para algunos Consultores SAP, tanto para proyectos como mantenimiento (por ejemplo para ir elaborando un manual con las incidencias resueltas).

Uno de los pocos programas que he utilizado tanto en mi vida profesional, en la académica y en la personal es OneNote de Microsoft. En el trabajo para poder guardar circulares, plantillas de escritos, noticias relevantes o información jurídica pero todo ellos perfectamente dividido en categorías; en la académica para tomar apuntes, hacer resúmenes, copiar textos, dividido por asignaturas y dentro de cada una por temas; en la vida personal para llevar listas de tareas, como herramienta colaborativa, organizar viajes,…

Resumiendo mucho, ya que con cualquier búsqueda en Internet podremos encontrar información acerca de esta aplicación, OneNote es el equivalente digital a una carpeta de anillas con separadores, con la diferencia que nos permite manejar a la vez múltiples carpetas, con los separadores que queramos y con infinidad de páginas en el orden que queramos.

La alternativa a esto si usásemos el Word sería ir creando directorios por cada Bloc de Notas (SAP en este caso), luego subdirectorios por cada Grupo de Sección, a su vez otros subdirectorios por cada una de las Secciones y dentro de esos subdirectorios un archivo de Word por cada “página”. Sólo que OneNote va creando estas carpetas automáticamente a medida que vamos modificando nuestro bloc de notas.

¿Pero qué lo hace especial más allá de la organización, la cual podríamos llevar manualmente en cualquier caso?

  • Puedes acceder a tus blocs desde cualquier lugar. Incluso si estás en un ordenador o cualquier otro dispositivo sin OneNote instalado, puedes acceder a la versión online y tras identificarte poder editarlos con el navegador. También se puede trabajar con una versión offline y posteriormente sincronizará en cuanto tenga conexión.
  • No tendremos que preocuparnos por el botón de Guardar. OneNote guarda automáticamente, almacena un histórico de las páginas guardadas y nos avisará en caso de inconsistencia de versiones (sólo me ha ocurrido una vez), permitiéndonos elegir los cambios que queramos.
  • Se pueden compartir fácilmente con otras personas de varias formas posibles: vía email, con enlace de invitación, compartir con la reunión y “offline”.
  • Permite buscar de una sola vez en todos los blocs que tengamos abiertos. De esta forma no tendremos que ir archivo por archivo buscando donde aparece esa palabra o frase.
  • Permite incluir etiquetas, que serían el equivalente a los Post-it o pegatinas y obviamente buscar después por dichas etiquetas. Por ejemplo, marco las dudas con una etiqueta [?] y si hago una búsqueda por esa etiqueta sé las cosas que tengo pendientes de resolver, o lo mismo con las etiquetas de tarea pendiente, las cuales permiten además el “check” de completada.
  • La integración con el resto de aplicaciones de Office es total pero además nos permite crear tablas muy básicas sin necesidad de tener que acudir a Excel. También se puede imprimir una página, una sección o un grupo de secciones o exportarlo a otros formatos como PDF.
  • Una de las cosas por las que más me gusta OneNote es porque podemos buscar texto dentro de las imágenes que hayamos pegado, lo cual encuentro de mucha utilidad y no dejo de sorprenderme de lo bien que funciona.
  • Si disponemos de una tablet o un dispositivo que permita escritura manual como una Surface las posibilidades se incrementan, ya que podremos directamente escribir o dibujar en nuestro bloc y es donde podremos explotar todo su potencial.
  • Es gratuito. Salvo error se encuentra instalado por defecto en los Windows 10 y se puede instalar gratuitamente en Windows 7 y posteriores.
  • Hay complementos creados por terceras partes que añaden funcionalidades extras a la aplicación, aunque he de decir que no he probado ninguno.

Últimamente estuve pensando que una funcionalidad que me gustaría que tuviese es que me fuese formateando determinadas palabras en función de la cantidad de veces que aparecen en mis blocs, de forma que se resaltase su importancia. Obviamente tendría que eliminar palabras comunes como determinantes, preposiciones o conjunciones, pero entiendo que eso no sería complicado.

Si recomiendas otra alternativa a OneNote, o quieres contar si lo utilizas y para qué, o proponer algún complemento que sea de utilidad agradeceré tus comentarios.

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